Nắm vững kiến thức, kỹ năng Tin Học Văn Phòng là một điều rất quan trọng đối với công việc và cuộc sống của mỗi người trong thời đại ngày nay vì nó không chỉ giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc mà còn giúp bạn có thêm nhiều cơ hội mới.

Thấy được vai trò quan trọng của vấn đề này, bạn muốn thay đổi để bắt kịp với xu thế thời công nghệ hiện đại nhưng bạn mới bắt đầu sử dụng máy tính và muốn học cách sử dụng các phần mềm văn phòng một cách hiệu quả? Bài viết này sẽ tóm lược lại các nội dung bạn cần học để hoàn thiện kỹ năng cần thiết.

Bước 1: Bạn nên hoàn thiện kỹ năng gõ bàn phím 10 ngón tay

Đây là 1 kỹ năng với nhiều người là chưa thật sự cần thiết nhưng nếu bạn có thể dành thời gian để hoàn thiện nó thì thao tác làm việc với máy tính sẽ trở lên chuyên nghiệp hơn, nhanh hơn và giảm mệt mỏi, sai sót trong quá trình soạn thảo ký tự, số liệu.

Bước 2: Hiểu về cách sử dụng máy tính, window, internet, phương thức truyền tải tệp tin

Bước 3: Hoàn thiện kỹ năng với phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word

• Giới thiệu phần mềm Word
• Thao tác với tập tin Word: New, Save, Save as, Close, Open
• Cách thức nhập liệu
• Các phím & tổ hợp phím
• Định dạng font chữ
• Định dạng đoạn – Paragraph cơ bản (đầu dòng, left, right)

• Định dạng đoạn nâng cao: đóng khung, màu nền, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn
• Cách thức đặt TAB
• Bullets & Number (Tiếp tục tự động đánh dấu đầu dòng)
• Thực hành

• Chèn ảnh có sẵn (picture)
• Thêm ảnh nghệ thuật (ClipArt)
• Chèn hình vẽ (Shape)
• Vẽ biểu đồ (Chart)
• Chụp hình màn hình (Screenshot)

• Chữ nghệ thuật (WordArt)
• Hộp văn bản (Text Box)
• Công thức toán học (Equation)
• Chèn các ký tự đặt biệt (Symbol)

• Tạo ký tự HOA đầu đoạn văn (Drop Cap)
• Tạo cột báo
• Chèn số trang
• Tạo Bookmark, Hyperlink, Reference
• Header/Footer: tạo đầu trang, cuối trang
• Thao tác với trang (Page): kích thước, hướng, thêm, xóa…

• Tạo bảng
• Thao tác trên bảng: chọn, thêm, bớt hàng/cột/ô, căn lề…
• Trang trí: đóng khung, chọn kiểu bảng…

• Lý thuyết (Style & Index)
• Tạo style
• Gán style
• Style & Bullets and number
• Làm mục lục cho tài liệu (Table of Contents)

• Template
• Tìm kiếm và thay thế
• Kiểm tra chính tả
• Track sự thay đổi
• Thêm ghi chú (Comment)
• Review tài liệu
• Mật khẩu bảo vệ (Pass)
• Show/Hide ký tự đặc biệt

• Lý thuyết (Mail Merge)
• Tạo dữ liệu nguồn
• Tạo mẫu
• Trộn

• Tạo màu nền
• Đóng khung
• Watermark
• Footnote và Endnote
• Thiết lập trang in
• Chuyển Word sang PDF
• In ấn

Bước 4: Hoàn thiện kỹ năng với phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Excel

• Giới thiệu chung Excel
• Các thành phần trong màn hình Excel
• Workbook/Worksheet/Row/Col/Cell
• Thao tác với tập tin Word: New, Save, Save as, Close, Open
• Các kiểu dữ liệu: chuỗi, số, ngày, True/False
• Công thức đơn giản / công thức toán học, ưu tiên các phép toán.
• Đóng khung bảng
• Định dạng Font, màu nền, màu chữ

• Khái niệm Công thức và Hàm
• Sử dung Hàm IF, biểu thức điều kiện
• Hàm xếp vị thứ RANK
• Các hàm thống kê thông dụng: SUM, MAX, MIN, AVG, COUNT, COUNTA…

• Biểu thức logic nâng cao / phức tạp
• Các phép toán quan hệ AND và OR để kết hợp nhiều điều kiện.
• Sử dụng IF nhiều điều kiện & kết hợp với AND và OR
• Hàm chỉ thời gian

• Địa chỉ tương đối
• Địa chỉ tuyệt đối/Hỗn hợp
• Phân biệt các loại địa chỉ trong Excel, nhận biết cách dùng thực tế.
• Hàm tra cứu VLOOKUP, HLOOKUP theo kiểu tìm kiếm chính xác

• VLOOKUP, HLOOKUP với tìm kiếm xấp xỉ
• Hàm liên quan đến chuỗi: LEFT, RIGHT, MID, …
• Hàm  tìm kiếm INDEX, MATCH (nâng cao)
• Các lỗi hay gặp trong Excel: Lỗi giá trị: #VALUE!; sai tên công thức: #NAME?; độ rộng: #####; chia cho giá trị 0: #DIV/0!; sai vùng tham chiếu: #REF!; dữ liệu rỗng: #NULL!, dữ liệu tra tìm: #N/A Lỗi dữ liệu kiểu số: #NUM!
• Sử hàm các các hàm bắt lỗi: IFNA, IFERROR; hoặc hàm IF kêt hợp với ISNA, ISERROR, ISNUMBER, ISBLANK…

• Sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí
• Lọc tự động (Auto Filter)
• Lọc nâng cao (Advanced Filter) kết hợp vùng nhiều điều kiện và rút/trích dữ liệu. 
• Tổng hợp dữ liệu theo nhóm (SubTotal)

• Database trong excel
• Định nghĩa Vùng điều kiện
• Các hàm Database: DSUM, DMIN, DAVERAGE, DMAX, DCOUNT
• Kiểu dán đặc biệt trong Excel (Paste Special)

• Đồ thị
• Vẽ đồ thị trong Excel nhanh, tự động hoặc bằng tay (thủ công)
• Thay đổi kiểu, định dạng các thành phần đồ thị
• Cách vẽ đồ thì hai trục tung
• Đồ thị đặc biệt Sparklines, Trendline…

• Phân tích dữ liệu?
• Tạo dữ liệu nguồn
• Phân tích bằng PIVOT Table & PIVOT Chart
• Sử dụng Slicer/ Timline hỗ trợ phân tích dữ liệu
• Làm sạch dữ liệu (Data Cleaning), Remove Duplicate
• Hợp nhất dữ liệu (Data Consolidate)

• Định dạng theo điều kiện (Conditional Formating)
• Kiểm tra hợp lệ dữ liệu (Data Validation)
• Kết hợp các thành phần Pivot, Đồ thị, Hàm, Conditional Formating để tạo các Dashboard.
• Xem lại /Duyệt nội dung (Review)
• In ấn
• Đánh giá kiến thức sau khóa học

Bước 5: Hoàn thiện kỹ năng với phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Powerpoint

• Giới thiệu chung về Powerpoint
• Giới thiệu về các menu
• Soạn thảo nội dung

• Chèn các đối tượng: chữ nghệ thuật Word Art, Smart Art, Picture, Tablec chart..
• Chèn âm thanh & video
• Định dạng các đối tượng
• Chèn các Action

• Các chế độ View
• Slide Master
• Layout, Section….

• Tạo các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
• Tùy biến và sắp xếp các hiệu ứng
• Trigger
• Thiết lập thời gian trình chiếu

• Transitions
• Slide Show
• Review
• Tạo Album ảnh

• Review
• View
• Design

• Thiết lập các thuộc tính cho PPT
• Xuất bản ra các dạng khác
• In ấn

• Đồ thị
• Sử dụng lại Slide
• Tạo Outline
• Chèn nhạc nền

6. Làm việc hiệu quả với các công cụ khác

Ngoài Microsoft Office, bài viết cũng cần hiểu một số công cụ khác như Google Docs, Sheets và Slides, giúp bạn làm việc linh hoạt và chia sẻ tài liệu dễ dàng.

Kết luận

Cuối cùng, với những kỹ năng Tin Học Văn Phòng thành thạo, bạn sẽ tự tin hơn khi thực hiện các nhiệm vụ công việc và dự án cá nhân. Hãy bắt đầu hành trình của bạn và khám phá thế giới rộng lớn của Tin Học Văn Phòng ngay hôm nay!